Hainele noi ale imparatului si transparenta in organizatii

 
Ph.D. Claudia Indreica, Managing Partner

Ph.D. Claudia Indreica, Executive Coach

Cand vorbesc mai multor manageri despre transparenta in organizatii imi place foarte mult sa vorbesc in analogii. Una din preferatele mele se refera la povestea ”Hainele noi ale imparatului” de Hans Christian Anderson.

Am avut grija sa existe intotdeauna o carte de Hans Christian Anderson in biblioteca copiiilor mei, deoarece substratul acestor basme va face din ei adulti responsabili. Ca sa-ti improspatez memoria, povestea spune patania unui imparat care este inselat de niste croitori sarlatani.

Sub pretextul ca materialul din care hainele lui erau croite poate fi vazut doar de cei care nu sunt prosti si nevrednici, se creeaza o intreaga mascarada a prefacatoriei. Chiar si imparatul care se uita la goliciunea sa in oglinda admira calitatea tesaturii. Iesit la o parada publica, nimeni nu spune nimic despre hainele noi ale imparatului pentru ca nu vrea sa fie socotit inferior.

transparenta in organizatiiSunt multe paralele intre aceasta poveste si modul cum ne raportam la conceptul de transparenta, noi ca manageri. Si poti sa afisezi o pseudo-transparenta care sa determine mai multa confuzie decat claritate.

Ii rog pe toti managerii cu care ma intalnesc sa nu devina imparatul vanitos. Daca pornesti de la acest contraexemplu poti sa intelegi cu usurinta ce poti sa faci pentru a mentine o relatie sanatoasa cu angajatii tai.

Ca sa intelegi mai bine ce presupune transparenta, am luat un citat din celebrul scriitor Quint Studer care spune ca ”poti sa fii transparent din doua motive: pentru ca este ceea ce trebuie facut sau pentru ca e bine pentru afacere. Tu te pozitionezi la ce extrema vrei.”

Iti explic aici niste etape peste care poti sa te uiti ca sa eviti situatia de a ramane fara credibilitate in fata angajatilor tai si ca sa creezi o organizatie mai transparenta.

1. Asigura-te ca managementul este coerent

Toata lumea sa fie pe aceasi pagina si sa fluiere acelasi cantec :-). Daca, de exemplu, organizatia este condusa de mai multi manageri parteneri, afla care este viziunea lor, in primul rand, pentru a avea o pozitie comuna.

In cazul in care doi oameni din conducere se contrazic unul pe celalalt, acesta este momentul cand angajatul ridica din umeri si se asteapta la un meci de box. Vital intr-o comunicare transparenta este ca informatia sa fie coerenta, indiferent pe ce canal este oferita.

Ca in povestea cu hainele transparente, imparatul este constrans sa se alinieze la povestea scamatorilor pentru a nu-si pierde credibilitatea. Motivele in poveste sunt gresite, dar daca revenim in lumea mai putin fantastica, este necesar un dialog constatant intre oamenii care iau decizii, pentru a comunica acelasi lucru angajatilor.

Chiar daca de cele mai multe ori adevarul este de partea ta, pune in perspectiva o strategie de comunicare cu angajatii care sa fie in folosul tau, dar mai ales a lor. Din aceasta cauza, sa cazi la un acord cu colegii de pe pozitii similare este vital.

2. Ajuta-ti angajatii sa inteleaga impactul decizilor luate de tine

Pentru ca nu vor sa te vada cum te plimbi fara haine prin birou, fara sa stie de ce. Concentreaza-te mai mult pe partea ”ajuta-i sa inteleaga”. Nu toata lumea va intelege deciziile de management, deoarece doar tu cunosti ce urmaresti prin fiecare decizie.

Sa luam un exemplu prin care tu decizi noi investitii pe care voiai sa le faci de multa vreme, iar echipa ta nu intelege cum compania va putea sa plateasca aceste achizitii. In acest caz, ofera angajatilor tai planul financiar pentru a-l consulta si explica-le procesul de luare a deciziei prin care ai trecut.

Pentru angajati e important sa inteleaga acest proces pentru a simti transparenta dintre ei si conducere. Stiu ca secretomania este o trasatura in spatele careia se ascund intentii obscure. Angajatul tau este incurajat  de faptul ca stie ce se intampla in jurul lui.

Prin astfel de actiuni inspiri incredere si transparenta, care vor veni si din partea lor. Daca vrei sa creezi un spatiu care se bazeaza pe incredere, alege sa comunici oamenilor tai toate decizile pe care le iei. Chiar si cele mai putin placute.

3. Creeaza un mecanism pentru comunicare.

Pentru ca trebuie sa fii succint, direct si cat mai prezent pentru oamenii tai.  Asta inseamna sa instalezi un whiteboard sau un flipchart in birou, sau un loc destinat mesajelor. Sau poate un newsletter sau un forum, cine stie.

Este important totusi ca informatiile din partea ta sa nu vina doar pe partea formala, cum ar fi e-mailul. Cauta contextele informale, te ajuta mult in conexiunea pe care o poti realiza cu ei.

Daca optimizezi felul in care comunici cu angajatii tai, transparenta apare de la sine fara prea mult efort investit in cautarea ei.

4. Pregateste-te sa raspunzi la intrebari dificile.

Transparenta ta da nastere transparentei din partea angajatilor. Asa ca este logic ca fluxul intrebarilor care vin din partea angajatilor tai sa fie mai mare decat de obicei. Nu ezita, acest schimb de informatii functioneaza si in interesul tau.

Fara prea multe menajamente, comunicarea devine un flux de informatii care se bazeaza pe reciprocitate. Din aceasta cauza, e important sa te pregatesti mai mult inainte sa pleci sa afli nevoile oamenilor. Gandeste-te care sunt problemele si neajunsurile lor si pune multe posibile intrebari inainte sa initiezi contactul.

Eu cred ca nu exista intrebari dificile, ci doar raspunsuri evazive. Fermitatea cu care vorbesti este probabil cel mai important element al discursului tau.

Ultima reactie posibila este sa te ascunzi sub birou. Cand esti lider, intrebarile pe care angajatii tai le vor pune nu mai vor mai fi atat de dificile.

5. In situatii dificile, nu uita ca vorbesti cu adulti

Atunci cand esti pus in postura de a da o veste proasta, nu uita ca angajatii tai sunt adulti cu putere de discernamant. Oricat ar fi de dura decizia, e important sa iesi de sub influenta emotionala a momentului si sa comunici clar.

gestionarea emotiilorExista traininguri care te invata cand si cum sa dai o veste proasta unui angajat. Mai departe de asta, odata ce ai luat o decizie care are un impact negativ, e important sa informezi.

Este de ajuns sa faci un exercitiu de imaginatie si sa faci schimb cu un angajat in aceasta situatie. Este in natura omului sa vrea sa afle si sa stie informatii care-l privesc.

Din aceasta cauza, rolul transparentei este crucial. Daca manageriezi aceasta situatie corespunzator, vei avea parte de intelegere din partea intregului staff. Iar ei la randul lor se vor pune in papucii tai si vor empatiza mai mult cu deciziile luate.

6. Tine-l la curent tot timpul.

In felul acesta ii arati constant ca nu ai nimic ascuns dupa perdea; si e important sa vada ca faci asta ca o obisnuinta, nu doar in situatiile de criza, atunci cand suspiciunile ca exista informatii ascunse sunt mai mari. Pentru angajatul tau, e esential sa fii cat mai transparent cu putinta cu fiecare schimbare relevanta care se intampla in compania ta.

Astfel, pe langa increderea construita, vei avea angajati care cunosc unde se pozitioneaza in organizatia ta si vor sti cu ce pot contribui ca sa imbunatateasca imaginea de asamblu.

Ti-am aratat, in acest articol, cum sa eviti o falsa transparenta in organizatii, in capcana careia poate sa cada orice “imparat cu haine noi”. Vreau sa aflu si tehnicile tale care te ajuta sa creezi o organizatie transparenta si deschisa. Pentru tine ce inseamna transparenta in organizatii?

Nu te rusina 🙂 sa imi impartasesti parerea ta intr-un comentariu in sectiunea de mai jos.

P.S. Daca vrei sa mai primesti materiale pe aceasta tematica, direct in casuta ta de e-mail, inscrie-te in comunitatea noastra Impact Manager’s Club. 

 
x

1 Comment

  • Toma

    Fără să citesc analogia dvs, exact aşa mi-am imaginat şi eu…hainele cele noi. FIX aşa. În pdeudo-mediul bussiness românesc funcţionează doar lozinci, vrăjeli despre încredere şu transparenţă, RAR organizaţie în care cele 2 noţiuni sunt adevărate. Nici nu mă miră din partea unui popor mimetic, spălat pe creier, după zeci de ani de aplauze îndelungate şi de vopsit frunze de copaci în verde şi agăţat curuzul mare şi frumos în locul ghiburilor prăpădiţi…..HALAL POPOR !

Leave a Reply

Your email address will not be published.