Cum sa ai oameni eficienti chiar din a doua zi

Saptamana trecuta participam la o intalnire cu CEO-ul si CFO-ul unei companii prinsa in capcana dezvoltarii rapide. Ce inseamna asta? Cifra de afaceri creste inainte, dar compania nu este pregatita cu infrastructura, cu implementarea proceselor i n organizatie;  nivelul de instruire al angajatilor inca nu atinge standardul definit la nivelul calitatii serviciilor oferite, iar implementarea unor sisteme functionale nu este posibila inca.

Te ia valul

Esti super entuziast, vinzi mai mult decat te asteptai, ti se pare ca traiesti cel mai frumos vis din 2007 incoace si uiti ca departamentul tau, compania ta, mai avea cativa pasi de realizat pentru a fi pregatita pentru un scenariu atat de frumos.

Cea mai „frumoasa” parte e cand ai in fata un CFO care brusc se trezeste cu 2 persoane noi in departament; stie ca are nevoie de ele, are in minte modul cum ar restructura departamentul, cum imparte noile roluri, pe cine avanseaza, dar totusi… are mult prea repede in companie 2 persoane. Ce sa faca cu ele? Puteau sa vina pe rand, sa se ocupe de fiecare. CEO- ul il asigura ca nu are timp pentru intrari in etape, acum e momentul, „noi suntem pe barca, vaslim, cu cat suntem mai multi cu atat avem sansa sa avansam, ajungand primii pe celalalt mal”.

Zambesc si parca nu imi vine sa cred ca in urma cu doar cativa ani, discutiile erau despre cum concediem – criza venise rapid, eram nepregatiti, nici un avertisment, nici o informatie nu ne pregatise pentru ce urma sa se intample. E mult mai placut sa te lovesti de problema inductiei decat a concedierii.

Citeam recent un studiu, realizat in 2015, despre inductia angajatilor si importanta acesteia in dezvoltarea carierei persoanle. Cercetarea a avut la baza raspunsurile a 1500 de respondenti si scoate la iveala faptul ca 51% dintre angajati afirma ca nu au primit deloc input din partea superiorului, sau au primit foarte rar, cu privire la modalitatatile de a atinge standardul de performanta dorit de acestia.

Tot referitor la acest aspect, un alt studiu din 2015 arata ca 44% dintre angajati afirma ca relatia pe care o au cu managerul inca din prima zi de munca are un impact pozitiv asupra nivelului de stres la birou. Deci cu cat mai apropiata e relatia, cu atat noul membru al echipei tale va fi mai fericit, deci mai eficient la noul job.

Revenind, reiau discutia si vin cu o solutie pe care ti-o impartasesc cu drag.

Stiu ca si tu, ca si mine, ca si ei, ai nevoie de idei pentru integrarea rapida a noilor angajati. Si nu doar atat. E important sa vezi daca se potrivesc cu asteptarile tale, cu stilul tau de comunicare, cu viteza ta de lucru. E important sa vezi daca vede aceleasi aspecte dintr-o situatie, sau poate vede mult mai multe oportunitati, si avand in vedere ca echipa ta e plina de oamenii care vad doar riscurile, e un refresh numai bun.

Si vrei sa il simti/sa o simti aproape de tine ca interactiune, mai ales in perioada de inceput. Mai ales ca 42% dintre Millennials vor sa primeasca feedback in fiecare saptamana. Un procent de doua ori mai mare fata de orice alta generatie.

Solutia se numeste: daily updates

Am gasit-o in cautarile mele despre modalitati de interactiune scurte, dar eficiente, in perioadele de inductie a unei persoane noi.

In ce consta? Ai o discutie inca din prima zi, in care il rogi ca timp de 30 de zile, la finalul fiecarei zile, sa iti trimita un e-mail, caruia sa ii aloce cateva minute si care sa raspunda la urmatoarele 3 intrebari.

1. Ce ai facut azi? Ce rezultate ai obtinut?
2. Ce probleme ai intampinat? Ce provocari ai avut?
3. Ce intrebari ai pentru mine?

Urmatoarea zi, iti aloci cateva minute pentru a raspunde acestor intrebari. Daca vrei in scris, dar cel mai bine e sa ai cateva minute pentru o intalnire scurta, dar eficienta.

Acum cred ca intelegi de ce titlul articolului se refera la a doua zi. Practic, din a doua zi, poti sa il ghidezi si sa ii observi comportamentul.

Ce urmaresti?

In primul rand este o foarte buna modalitate pentru noul tau coleg sau colega sa isi structureze ziua focusat fiind pe ce rezultate obtine in fiecare zi. Nu vrei nici tu, si nici el sau ea, sa cazi in capcana activitatii de dragul activitatii. Adica lucram, dar nu stim care trebuie sa fie rezultatul, e suficient ca lucram… Suntem mult prea experimentati sa mai cadem in capcana aceasta.

A doua intrebare te ajuta sa vezi exact care sunt problemele pe care le identifica. Poti sa vezi un pattern de comportament. Dupa cateva e-mail-uri vei sesiza ce tipuri de probleme vede cu precadere si mai ales ce interpretare le da.

Vei fi uimit, poate, sa vezi ca vede probleme acolo unde altii vad oportunitati. Sau dimpotriva, vei sesiza ca la finalul unei zile ce altii numesc probleme mari, pentru el sau ea sunt chestiuni care pot fi rezolvate rapid. 30 de zile te ajuta sa identifici acest pattern, doar urmarind e-mail-urile pe care ti le trimite.

Ultima intrebare este secretul pentru inductia angajatilor si te ajuta la o inductie rapida. Oferindu-i informatiile de care are nevoie il ajuti sa isi construiasca un context din ce in ce mai structurat. Context in care sa simta deja ca stapaneste informatii, situatii. Ii ofera treptat acel sentiment de control a ceea ce se intampla in jur, atat de drag noua tuturor. 😊

Intrebarile pentru tine iti dau rapid imaginea informatiilor de care are nevoie si directia in care se orienteaza cu actiunile sale. Actiuni orientate catre rezultat, sa nu uitam.

Dar daca nu trimite aceste e-mail-uri?

Se poate intampla, e foarte adevarat. Si acest lucru este un indicator pentru tine. Poate sa le scrie zilnic, la fiecare 3 zile, saptamanal sau deloc. Aici din nou este o informatie valoroasa pentru tine. Inclusiv argumentele pe care  ti le aduce pentru a nu scrie aceste e-mail-uri.

Si mai departe: You master the game. Decizia e la tine!

Ce faci mai departe? Cum continua intalnirile? Cum gestionezi situatia? Ce schimbari faci?

Drag,

Claudia