Ambasadorul, japonezii si managerii spaland toalete

Luna trecuta am intalnit multi manageri japonezi, incepand cu Excelenţa Sa, domnul Keiji Yamamoto, Ambasadorul Japoniei in Romania.

Presedinti de companii mari din Japonia au venit in Romania pentru o conferinta – International Kaizen Conference, in Cluj Napoca.

Da-mi voie sa iti spun cum m-am intalnit eu cu filosofia Kaizen pentru prima oara. Era prin 2002. O companie client ne solicita un Director de Productie. Primul pas a fost sa stabilim criteriile pozitiei, nimic mai simplu.

Doar ca la finalul cerintelor apare: sa cunoasca principiile Kaizen. Adica? Nu ne mai intalnisem niciodata cu aceasta cerinta, asa ca am apelat la magicul Internet de pe vremea aceea, mai putin bogat decat acum, insa care ne-a oferit cateva informatii. Acum, daca ma trezeste cineva noaptea stiu sa le spun, fara sa respir. Intre timp am facut multe selectii de Directori Productie cu Kaizen in istoricul lor.

Ce inseamna Kaizen?

KAI = schimbare, ZEN = Armonie, Kaizen = imbunatatire continua.

Revenind la acea conferinta…

Ca de obicei, eram imbracata in outfit de business fiindca ne intalneam cu manageri din toata Romania, multe companii din domeniul auto, ca vorba aceea, discutam de Kaizen, si alte companii din servicii si multi manageri japonezi, dupa cum iti spuneam. E fascinant sa urmaresti cultura de business japoneza, de la respectul pe care il arata, de la echilibrul mental si emotional pe care il simti cand stai in preajma lor, de la disponibilitatea lor de a invata si a te invata.

Vreau sa iti impartasesc ce am invatat eu in urma conferintei:

1. Cum sa invatam unii de la altii

Cadrarea a facut-o Excelenţa Sa, domnul Keiji Yamamoto, Ambasadorul Japoniei. Acesta ne tine un discurs despre relatiile romano-japoneze, iar la un moment ne spune ingrijorat “Potrivit statisticilor schimburile comerciale intre Romania si Japonia ating doar 0.05%”.

Ok, am inteles, insa nu intelegeam de ce atitudinea aceasta ingrijorata.

Acesta imi raspunde parca auzind intrebarea din mintea mea: “Pierdem ocazia de a invata unii de la altii”. CEEE? Primul lucru care mi-a venit in minte a fost articolul lui Stefan Liiceanu.

Urmatoarea intrebare a venit natural. Oare ce pot ei sa invete de la noi? Tot el imi raspunde. “Atitudinea respectuoasa fata de ceea ce ati invatat din trecut si experientele pe care le-ati avut.“ Gandurile mele imi spuneau “Da, intr-adevar, istoria si experientele noastre personale sunt unice si, odata impartasite, ele pot fi o sursa de invatare. Da, categoric, are dreptate.”

2. Esecurile ne ajuta sa imbunatatim

Incepe apoi prezentarea domnului Prof. Keiki Fujita, atipica din start, laptopul isi facea de cap, nu dorea sa deschida prezentarea, iar el spune ca “Failure is very good for improving”.

A fost cu totul alta abordare fata de abordarea generala in business cand e vorba de greseli. Prima reactie clasica in majoritatea organizatiilor este “Cine e de vina?”

Vorbeste mai departe despre perioada dificila a Japoniei, insa din prisma oportunitatii.

“We had a lot of difficulties, but it was good for us, we had the chance to improve.“

Continua cu “De cele mai multe ori ne plangem ca nu avem utilaje, oameni, resurse insa e super OK, WE CAN USE OUR BRAIN!”

Intr-o calatorie in Africa, acesta a fost intr-o companie care avea un utilaj vechi care se stricase si  era clar ca nu putea sa mai functioneze. Era vizibil din start, insa muncitorii africani din acea companie, aveau o alta opinie.

“La orice putem gasi o solutie, avem nevoie de acest loc de munca, trebuie sa producem” si, bineinteles, cu o astfel de gandire au gasit solutia. De atunci, domnul Fujita incurajeaza companiile japoneze sa mearga in Africa pentru programe de dezvoltare a creativitatii.

Cand iti doresti ceva, creierul te ajuta sa gasesti solutii, mai ales cand gandurile tale spun: “I have to find the solution”.  Insa nu e doar atat: pe langa MINTEA noastra, ca manageri avem nevoie si de HEART for feeling what we do. Bine, insa cum ramane cu competitia, cu presiunea determinata de existenta sentimentului permanent ca traiesti intr-un razboi cu competitorii tai?

Acesta raspunde astfel: “We should welcome the competition, the raising competition, in care crestem fiecare, tocmai datorita discutiilor pe care le avem. Industria in care suntem evolueaza, datorita noua, celor care suntem in acelasi domeniu. Let’s eliminate the image of fighting competition and create the raising competition.” Institutul Kaizen are si el o competitie: learning competition – who can learn more from each other, and apply in their companies.

3. Schimbarea actiunilor determina schimbarea comportamentului

Domnul Tanaka (foto, in stanga), presedintele  Asociatiei Clean Up Japan, ne spune ca a venit 18 ore cu avionul pana in Romania pentru un lucru foarte simplu: sa faca curatenie.

Pentru o actiune 5S Public, la Colegiul National George Cosbuc din Cluj Napoca, japonezi, oameni de afaceri, cu business-uri de milioane de yeni, au venit sa faca curatenie si, spuse domnul Tanaka ca trebuie neaparat sa curete toaleta. Face parte din misiunea lui.

Rumoare in sala … O CE? O toaleta? … si el raspunde parca auzind gandurile auditoriului.  “Am fost intr-o perioada dificila cu cele 3 companii pe care le am si, fiind ghidat de fondatorul Asociatiei Clean Up Japan, domnul Kagiyama, am inceput sa fac in fiecare dimineata curatenie, intre 6 si 7 intr-un parc din apropierea casei lui.”

Era multa mizerie din cauza gunoaielor aruncate pe jos de catre copii. In fiecare dimineata, acesta strangea gunoaiele, matura si curata locul de joaca pentru copii. In timp a inceput sa vada o schimbare. Venea la 6 dimineata in parc si cantitatea de gunoaie era tot mai mica.

Copiii au inceput sa arunce gunoaiele in tomberon. Vazand ceea ce face si vecinii au venit langa el, sa il ajute, sa faca impreuna curatenie, doar era cartierul lor, locul de joaca pentru copiii lor, si au inceput sa-si aduca apoi si copiii.

Din vechiul parc, cu cateva lopeti, maturi, vopsea si multa dorinta de a face bine comunitatii in care traiesti, parcul a devenit aproape nou. Schimbarea mediului in care actionezi iti determina si schimbarea comportamentului, si a gandurilor pe care le ai.

A inceput sa faca acest lucru si in companiile lui, sa curate toaletele, utilajele, birourile, la inceput singur, iar apoi cu angajatii sai care s-au antrenat voluntar in aceasta actiune. A facut o remarca extraordinara in continuare: “Nu iti obliga angajatii sa faca curatenie la tine in companie, lasa-i sa vina ei, e un proces de schimbare a gandirii, un mindset diferit, e un proces de adaptare, pe care fiecare trebuie sa il strabata singur, nu impins de altii.”

Managerul este un evanghelic, isi invata angajatii, el poate sa ii ajute prin a coordona instruirea lor, insa ei sunt responsabili de evolutia pe care o parcurg.

Efectele? A crescut calitatea produselor, a scazut rebutul, au inceput sa anticipeze probleme posibile in business-ul lor, a crescut creativitatea departamentului de R&D luand contact cu utilajele pe care urma sa se instaleze componentele create de ei.

Ah, am uitat sa iti spun, e vorba de o companie in domeniul electronic si auto, foarte competitiva in Japonia, in care principiile de imbunatatire continua sunt aplicate in fiecare zi. Sediul Toyota este langa ei si vin multi invitati din lume. Unii vin chiar cu o zi sau doua mai devreme sa intre in compania domnului Tanaka, ca sa invete cum sa faca curatenie.

Ne mai spune ca la actiunile de curatenie, participarea managerului determina realizarea unei culturi spre imbunatatire continua: “We have the ability to change, let’s use it, and  people’s mindset and ideas will determine the change for the better.” Directorul de langa mine, imi marturiseste: “Sunt socat – sa curatam toalete… trebuie sa ma acomodez cu idea aceasta”.

I-am spus ca avem ocazia sa exersam la actiunea 5S de a doua zi.

Am mai facut asta anul trecut, iar cea mai frumoasa reactie a fost a copiiilor, erau incantati, mai ales cei mici, curatau si maturau, stergeau geamuri etc.

La partea cu intrebarile, ma ridic si il intreb pe domnul Tanaka: “Avand in vedere ca in organizatii si in spatii publice (scoli, primarii etc) a face curatenie, e asociata cu umilirea, de cel mai multe ori, care sunt sfaturile lui?”

Raspunde atat de frumos, fara sa dea sfaturi: “Pot sa va spun ce am facut eu. Asa era si la noi, am inceput eu, si apoi mi s-a alaturat un alt coleg, si am continuat in ciuda a ceea ce spuneau cei din jur. Am fost numit un CEO nebun, insa nu am renuntat, mi-am continuat actiunea, pentru ca aveam incredere ca ceea ce fac ajuta compania mea, ajuta comunitatea din care fac parte, si treptat din 2 am devenit 3 si tot asa.”

“Azi incepem ziua cu o ora de curatenie in companie, la care oamenii vin voluntar, inaintea programului de munca. Le sunt recunoscator, asa am trecut compania peste perioada de recesiune economica, si asa am definit si rolul top managementului: de a stabili viziunea si a respecta sentimentele oamenilor in Genba (postul de munca), iar de operatiunile zilnice se ocupa ei; asa pot sa vin sa fac curatenie in Romania,” incheie el cu un zambet.

Ii multumesc pentru raspuns, pentru ca din fiecare interactiune putem invata.

Iti propun un experiment: sa intram intr-o intalnire de business, cu ideea ca putem invata unii de la altii, sa fim dispusi sa impartasim ceea ce stim si sa fim receptivi la ceea ce primim ca informatie, si sa ne gandim cum o putem aplica in companiile pe care le conducem.

S-ar putea sa aflam lucruri noi chiar despre propria persoana si, cum spune Robin Sharma,“sa ne punem constient in afara zonei de confort cel putin o data la 7 zile, astfel ne asiguram ca invatam permanent”. Sa nu uitam, asa cum se mentiona si in aceasta conferinta: AROGANTA este inamicul comunicarii si al invatarii.

A doua zi, am lasat costumul si pantofii cu tocuri acasa si am mers la actiunea 5S Public, in Colegiul George Cosbuc, din Cluj Napoca. M-am dus cu ideea ca pot sa invat multe, ca sa pot impartasi mai departe.

De ce merita sa mergi la astfel de activitati? Pentru ca azi nu mai e suficient doar sa stii cum se fac lucrurile. E nevoie sa ai IMPACT in ceea ce faci!

Drag

Claudia