Sedinte de cosmar si 5 antidoturi pentru ele
Ca orice manager de echipa, ai trecut si tu prin atatea si atatea sedinte. Acestea sunt fie pline de viata, fie lipsite de feedback din partea colegilor. Stiu ca nu este realizabil sa renuntam la ele. Proiectele sunt proiecte, le urmarim stadiul, avem operation meetings, lumea se misca si noi odata cu ea. Totusi, studiile arata ca participantii la astfel de meetinguri, adica colegii nostri, ar prefera fie sa nu le aiba, fie sa fie mai atragatoare. Daca colegii nostri se simt lipsiti de dorinta de a participa si observi asta, e timpul sa imbunatatim aceste aspecte.
Ce anume este neplacut la o sedinta?
Exista numeroase motive pe care participantii le invoca, in legatura cu acest aspect. Aici sunt cateva dintre acestea, le-am intalnit si noi:
- Intrerupem cu prea multe sedinte desfasurarea activitatii – nu vom putea atinge punctul nostru maxim de productivitate;
- Vorbim prea mult de idei abstracte, nu de aspecte reale;
- Deraiem prea des de la subiect;
- Nu punem intrebari, doar relatam.
Recunosti anumite tipare de comportament dintre cele enumerate mai sus? Hai sa vedem atunci cum putem schimba dinamica discutiilor.
Incepe cu un exemplu pozitiv
Cu siguranta ai auzit si tu deja de mirroring – partenerii tai de discutie vor avea exact aceeasi atitudine si energie ca si tine, pozitivismul tau se va oglindi. Asadar, fii dinamic, plin de viata si prietenos. Colegii tai te vor urma si vei incepe deja sedinta pe un ton pozitiv. Singurul aspect pe care sa il tii minte este sa nu lasi pe altcineva, cu o atitudine mai negativista sa intoarca sentimentele colegilor. Daca observi ca discutia se duce in acea directie, ai grija sa o readuci acolo unde vrei tu sa fie.
Stabileste conexiuni cu toti cei prezenti
De multe ori ne incepeam si noi o sedinta prin a citi din agendele noastre. Deja este destul de clar ca nu functiona bine nici acest aspect. Este important sa ai un suport de unde sa iti amintesti despre ce se va discuta, dar alege o prezentare succinta. Pe aceasta o vei putea proiecta, astfel incat toti sa o poata vedea. Simplu si concis: cateva idei, de unde sa incepeti discutia. Acum, vei avea timp sa iti privesti colegii, sa ii intrebi de pareri si sa ii incurajezi sa intervina. Tu doar dai tonul discutiei, restul va trebui completat de colegii tai.
Invata, invata… invata!
Pot sa iti spun din proprie experienta ca introducerea ideii de invatare in cadrul unei sedinte da rezultate pe care nici nu le-ai fi asteptat. Lasa ultimele 5 – 10 minute din sedinta, pentru ca cineva din echipa sa prezinte ceva interesant legat de aria voastra de expertiza. Ai fi surprins cate lucruri noi invata si ei, dar nu au sansa sa le imparta cu cineva. Ofera-le aceasta ocazie si iti promit ca vei vedea mai multe idei noi.
Exprimare libera – YES!
De multe ori am observat ca imi e mai usor, atat mie, cat si colegelor mele, sa explicam prin desen. Sigur aveti deja o tabla in sala de sedinte, deci profitati de ocazie. Dati din mana in mana carioci, hartii, orice va ajuta sa dati frau liber creativitatii. Vei vedea ca vei aduce distractia de care se bucurau cand erau mici in sala de sedinte.
Pasii de actiune
Toate bune si frumoase pana acum, lumea se distreaza, comunica si invata. La finalul sedintei, insa, trebuie fiecare sa stie cu ce a ramas si ce urmeaza sa se intample in continuare. Cel mai bine este sa facem o recapitulare, ce am stabilit, ce actiuni incepem etc. Mentionam punctele principale, aportul adus de fiecare si planul de actiune. Mai apoi, pasii urmatori trebuie sa fie intelesi de toata lumea. Nu e nevoie sa delegi intotdeauna responsabilitatile, lasa-i si pe colegii tai sa preia singuri task-uri. E un moment bun sa vezi cine da dovada de proactivitate.
Rezultatul?
Vei avea parte de colegi dornici de discutie, care nu vor mai privi intalnirile de grup ca pe ceva de evitat. Cu sedinte succinte, avand claritate in actiuni, productivitatea noastra creste.
P.S. Care sunt metodele tale de a anima sedintele cu colegii? Sigur ai si tu unele, asadar hai sa invatam unii de la altii. 😊
Drag,
Claudia