Evaluarea angajatilor tai

Ce este un sistem de management al performantei?

Managementul performantei este crearea unui cadru de lucru in care oamenii pot da, cele mai bune rezultate, manifestandu-si competentele. Managementul performantei este un sistem de lucru complet. Incepe atunci cand definesti un post, asa cum ai nevoie de acesta in organizatie. Se incheie atunci cand persoana paraseste organizatia.

Ce nu este un sistem de management al performantei?

Managementul performantei este adesea confundat cu sistemul de evaluare a performantelor angajatilor. Evaluarea angajatilor este doar o componenta a sistemului de management al performantelor.

Pasii sistemului de management al performantei sunt:

1. Definirea obiectivelor organizationale si a indicatorilor de performanta la nivel organizational.

Obiectivele organizationale sunt definite pe 4 planuri, pornind de la viziunea si de la strategia companiei:

a. Financiar– ce inseamna succesul financiar? Exemple de obiective: Cifra de afaceri, Profitul.
b. Procesele interne – la ce fel de procese trebuie sa excelam ca sa atingem (chiar depasim) asteptarile clientilor si ale actionarilor? Exemple de obiective: termen de livrare, rotatia stocurilor, termene de aprovizionare.
c. Cresterea si dezvoltarea – pentru a pune in aplicarea viziunea, este necesar sa crestem si sa ne imbunatatim. De exemplu: crearea matricei de competenta si dezvoltarea personalului pentru competente complexe.
d. Clientii – pentru a ne materializa viziunea, cum vrem sa fim vazuti de clienti?  Exemple de obiective: un numar mai mare de clienti, livrare la termen, costuri fixe mai scazute.

2. Cascadarea obiectivelor de performanta de la nivel organizational la nivel departamental si individual.

Fiecare dintre obiectivele organizationale este cascadat la nivelul fiecarui departament.

3. Definirea sistemului prin care rezultatele sunt masurate.

Nu este suficient sa stabilesti ce masori, ci si sistemul prin care vei masura. Fie ca lucrezi cu o aplicatie integrata de management, cu un ERP, fie ca lucrezi cu tabele de excell, este important sa stabilesti cine va masura si cu ce frecventa inficatorii de performanta.

4. Insusirea obiectivelor departamentale si individuale, precum si a indicatorilor de performanta, de catre persoanele care ocupa pozitiile in cauza.

Oamenii trebuie sa stie ce obiective isi asuma si cum aceste obiective fac parte din planul de ansamblu al companiei. Daca fiecare angajat este constient de legatura intre performantele sale individuale si rezultatele de ansamplu ale companiei, va avea un simt al responsabilitatii si al importantei mult mai mare. Desigur, in cazul companiilor multinationale, aceste legaturi se fac intre performantele individuale si cele ale departamentului sau echipei. Ale departamentului si foarte rar cu cele ale companiei in care isi desfasoara activitatea. Dar NICIODATA cu obiectivele organizatiei mari. Insa, in cazul companiilor mai mici, doar faptul ca oamenii constientizeaza ca activitatea lor este masurata, determina adesea o imbunatatire a performantei.

5. Definirea criteriilor de evaluare – ce inseamna bine sau chiar foarte bine

In evaluarea angajatilor sunt luate in considerare atat criterii hard, masurabile cat si criterii soft. In cazul criteriilor masurabile, pe langa obiectivul tradus in criterii, mai trebuie luati in calcul si acei factori subiectivi, de relationare. Cei fac ca lucrurile sa mearga bine intr-o organizatie.

De exemplu, pentru un om de vanzari conteaza volumul vanzarilor, rata de incasare in termen a facturilor scadente, numarul de clienti si numarul de produse vandute. Dar toate acestea sunt potentate de calitatea relatiilor pe care angajatul le are cu clientii si cu colegii. De relatiile pe care le are in interiorul si cu exteriorul organizatiei.

Atat pentru criteriile obiective, cat si pentru cele subiective, angajatul trebuie sa stie cand performeaza bine, cand performeaza foarte bine si cand performeaza sub nivel.

6. Evaluarea angajatilor.

In cadrul acestei etape are loc evaluarea efectiva a angajatilor. In functie de organizatie, aceste evaluari au loc lunar, semestrial sau anual.

Adesea, la evaluarile lunare, ce cuprind in general date cantitative legate de performanta angajatului, in evaluarile semestriale sau anuale se adauga si evaluari calitative, adica cele care se refera la criteriile subiective.

Evaluarea angajatilor are loc dupa un model stabilit si cunoscut in prealabil de catre evaluat si de catre evaluator.

O serie de companii agreeaza metoda de evaluare 360 grade feedback. Altele agreeaza sistemul prin care fiecare persoana este evaluata de catre superiorul acesteia. Ambele metode de evaluare pot fi externalizate sau pot fi realizate intern.

7. Feedbackul si planul de actiune.

Evaluarea se concretizeaza intr-un raport sau fisa de evaluare, din care persoana evaluata sa stie la ce nivel au fost performantele ei, la ce nivel se situeaza fata de altii din echipa sau departament, si la ce nivel este fata de ceea ce se dorea de la el.

Superiorul sau evaluatorul, ofera feedback asupra performantei angajatului evaluat, folosind exemple si comportamente specifice, detaliaza si explica rezultatele obtinute in urma evaluarii. Primele reactii in urma feedback-ului sunt diferite: de la nepasare – atunci cand aceasta devine o formalitate, pana la furie  – cand rezultatele sunt surprinzator de negative sau fericire – atunci cand sunt extrem de pozitive si au directa legatura cu recompensele. La cateva zile distanta, majoritatea angajatilor proceseaza mai putin emotional informatia primita in urma feedback-ului si tind sa treaca la actiuni, care sa-i aduca in zona dorita de performanta.

Ce nu este in regula cu acest sistem?

1. Urmareste individul in contextul larg al organizatiei si adesea angajatul este prins intre obiective conflictuale. De exemplu: scopul departamentului de logistica este scaderea cheltuielilor si livrarea in termen foarte scurt (ce poate duce la cresterea cheltuielor de livrare). Evaluarea angajatilor ar trebui sa se faca raportat la eficienta si rezultatele unui proces, nu ale unui obiectiv mic ce face parte dintr-un obiectiv mare.
2. Evaluarea se refera la prezent si in nici un caz la viitor. Acest tip de evaluare nu raspunde la intrebarea: pe cine as putea sa promovez sau sa dezvolt pe o noua zona a activitatii in companie, cine ce nevoi de dezvoltare are?

Aceasta modalitate de management a performantelor, precum si evaluarea angajatilor in acest context, permit monitorizarea rezultatele angajatilor raportat la un obiectiv si la indicatorii de performanta stabiliti.

Beneficiul angajatului este ca are raspuns clar la intrebarile: Ce trebuie sa fac? Cum trebuie sa fac? La ce nivel de performanta? In general cunoaste si consecintele pozitive si pe cele negative legate de rezultatele pe care le obtine.

Beneficiul angajatorului este ca are un sistem de monitorizare care ii semnaleaza daca undeva in organizatie exista disfunctii si stie si care sunt masurile pe care sa le ia ca sa corecteze disfunctiile.

Ce inseamna lipsa unui sistem de management al performantei?

Lipsa de comunicare este si ea comunicare. Lipsa de feedback este in sine un feedback. In companiile mari, sistemul de management al performantei exista de ani buni. In companiile locale, poate parea dificil de implementat si este o activitate ce presupune un anumit efort, fie ca decizi sa externalizezi, fie ca decizi sa faci asta pe cont propriu.

Daca angajatii nu au reperele calitative si cantitative ale muncii lor, aceasta duce in timp la frustrare, pentru ca feedback-urile punctuale pe care le primesc sunt adesea subiective si lipsite de consistenta. Spre exemplu, intr-o firma cu 15 angajati, reprezentantul de vanzari poate sa fie evaluat doar dupa vanzarile pe care le genereaza, iar pentru situatii speciale – in care clientii cer beneficii ce sunt dincolo de puterea de decizie a angajatului, acesta va apela la proprietatul companiei pentru decizie. In unele situatii proprietarul va decide sa acorde beneficiile suplimentare clientului, in altele va decide ca nu le va acorda, in functie de experienta sa si de relatiile anterioare cu acel client. Insa, este posibil ca omul de vanzari, datorita raspunsurilor pe care le-a primit de la proprietar sa acorde aceste beneficii, unui client nou, iar proprietarul il va penaliza pentru acest lucru.

Ce ar putea sa inteleaga omul de vanzari din aceasta situatie? De cate ori nu se intampla ca intr-o organizatie sa fie reguli care sunt contradictorii?

In situatia de mai sus, omul de vanzari va ajunge sa fie frustrat ca nu poate sa genereze suficienta vanzare, ca primeste feedback negativ de la manager si nu intelege de ce. In final, probabil va alege sa paraseasca organizatia.

Evaluarea angajatilor este necesara si pentru angajat si pentru angajator. Este imperios necesar ca evaluarea sa aiba loc in contextul mai larg al managementului performantei.

Cum incep sa aplic un sistem de evaluare al angajatilor?

1. Defineste obiectivele organizationale si indicatorii de performanta la nivel organizational.
2. Cascadeaza obiectivele si indicatorii de performanta la nivelul departamentelor si la nivelul posturilor. Ai grija ca toate obiectivele stabilite sa fie cascadate, altfel te vei afla in imposibilitatea de a masura atingerea lor.
3. Informeaza angajatii asupra obiectivelor si indicatorilor care ii privesc, precum si asupra modalitatii de evaluare.
4. Creeaza sistemul de colectare a datelor. Fa o simulare pe datele de care dispui deja.
5. Evalueaza angajatii dupa cel putin 6 luni de la implementarea sistemului. Ofera feedback constructiv si solutii.
6. Fii perseverent: o evaluare nu inseamna implementarea sistemului. Tine cont de faptul ca orice sistem poate fi imbunatatit.

Drag

Claudia