Frauda si coruptia in business

Este iar 5 dimineata, si ma asez cu drag sa iti scriu  . Iti impartasesc de fiecare data cand am cateva concluzii interesante in urma intalnirilor cu managerii. Asa a fost aseara :). Un context relaxat, fiecare activand in diferite domenii de business. La un moment dat, am inceput sa impartasim situatiile mai dificile. Si parca asteptam  argumente care sa ne sustina ideea, sau sa ne-o combata. Genul acela de discutii  care ne ajuta sa ne clarificam in ce credem si ce avem de facut .

Subiectul arzator?  Frauda si coruptia in business. Suntem obisnuiti cu coruptia din medul politic. Parca nu trece zi sa nu auzi despre un alt dosar deschis pentru coruptie. Dar oare in companii gasim coruptie?  Da! Cu siguranta gasim. Ne ferim sa numim acest fenomen atat de evident, dar exista. Cel mai des, il intalnim in  departamentul de achizitii.  Avem multe tentatii! Ce intelegem prin tentatii, stim cu totii. Indiferent unde suntem, in Romania, Germania, Africa de Sud, Argentina sau India si independent de nivelul de dezvoltare al tarii, frecvent la categoria: Risks for the business apare: purchasing fraud and corruption.

Si atunci? Ce facem?

In discutiile cu unul dintre furnizorii de consumabile pentru companii producatoare, imi spunea ca se trezeste direct cu cereri din partea oamenilor din departamentul de achizitii. OK, si ce faci in cazul acesta? Raspunsul lui: “La noi intra in etica si regulile companiei, … nu dam cerere unor astfel de actiuni. Am avut de pierdut, nu odata, dar pentru noi, ca si companie inseamna sa ne mentinem valorile si in ceea ce credem”.

Unii nu au aceeasi atitudine ferma, e clar … si atunci ce facem, ca si companii pentru a ne apara de astfel de cazuri? Riscul nu poate fi integral redus, dar iata cateva instrumente la care poti apela:

 Stabileste etica companiei

Aici mesajul trebuie sa fie foarte clar. Ai sa fii uimit, dar unele organizatii intentionat au un mesaj neclar in legatura cu acest aspect. In timp ce altele, au o etica si reguli clare “no bribe in our company” . Si nu raman doar la vorbe. Implementeaza coduri de etica usor de inteles si accesibile angajatilor. Acestea sunt promovate permanent de management si evidentiate prin comportamentul lipsit de etica. Acest comportament face obiectul actiunilor disciplinare si al repercursiunilor stabilite ca modalitate de penalizare.

Angajeaza oamenii potriviti

Oricum facem, tot la oameni ajungem  si nu oricare, ci la cei cu competentele si valorile necesare postului. Aici e bine sa ni le definim foarte clar, si abia apoi sa incepem sa cautam. Segregarea intregului proces de achizitie, si implicarea mai multor factori de decizie, eliminand astfel riscul cand un singur om are tot procesul in derulare.

Defineste un plan antifrauda

Mai exact planifica, care sunt masurile si consecintele in cazul identificarii unor fraude in companie. Fraudele apar in momentele cele mai nepotrivite, de aceea e bine sa avem din start pasii pe care sa ii parcurgem ca masuri predefinite.

Foloseste controlul intern

Pe masura ce procesele sunt dezvoltate in companie, avem nevoie si de sistemul prin care sa le controlam. O procedura de control stabilita, care verifica acuratetea si functionalitatea proceselor, este necesara oricarui business, mai ales in zonele unde si le defineste cu risc major. Colegii din departamentul calitate sau  auditul intern te pot ajuta oricand.

Sa iti cunosti furnizorii, devine obligatoriu

Si aici sa nu economisesti timp: incepi cu a cunoaste oamenii care vin la tine, capacitatile lor de productie/contractare, reputatia pe care o au ca furnizori, eventual subcontractori cu care colaboreaza, istoricul financiar si incidentele avute in piata. Toate acestea ne ajuta sa avem un proces transparent si predictibil.

P.S. Daca ai si tu cateva exemple de frauda in business, poate chiar in alte arii, ajuta-ne sa ne pregatim. Prevention is always better than cure.

Drag,

Claudia