Cum faci ca prima zi in companie sa nu fie un esec?
Acum ceva vreme am participat la o intalnire cu CEO-ul si CFO-ul unei companii prinsa in capcana dezvoltarii rapide. Ce inseamna asta? Cifra de afaceri creste, dar aceasta companie nu este pregatita cu infrastructura si cu implementarea proceselor in organizatie. Nivelul de instruire al angajatilor inca nu atinge standardul definit al nivelul calitatii serviciilor oferite, iar implementarea unor sisteme functionale nu este posibila, inca.
Dar te ia valul, esti foarte entuziasmat, pentru ca vinzi mai mult decat te asteptai. Ti se pare ca traiesti cel mai frumos vis din 2007 incoace si uiti ca departamentul tau, compania ta, mai avea doar cativa pasi de realizat pentru a fi pregatita pentru un scenariu atat de frumos.
Cea mai „frumoasa” parte e cand ai in fata un CFO care brusc, se trezeste cu 2 persoane noi in departament. Stie ca are nevoie de ele, dar in minte lui se deruleaza o multime de intrebari si idei: cum ar restructura departamentul, cum imparte noile roluri, pe cine avanseaza. Ba mai mult, intervine si gandul ca are mult prea repede in companie 2 persoane. Ce sa faca cu ele? Era mai bine daca aceastea veneau pe rand, sa se poata ocupa de fiecare in parte. CEO– ul il asigura ca nu are timp pentru intrari in etape, acum e momentul, „noi suntem pe barca, vaslim, cu cat suntem mai multi cu atat avem sansa sa avansam, ajungand primii pe celalalt mal”.
Zambesc si nu imi vine sa cred ca in urma cu doar cativa ani, discutiile erau despre cum concediem. Era perioada in care venise criza rapid, noi eram nepregatiti. Nici un avertisment, nici o informatie nu ne pregatise pentru ce urma sa se intample. Sincer, e mult mai placut sa te lovesti de problema inductiei decat cea a concedierii.
Asadar, cu cat este mai apropiata relatia, cu atat noul membru al echipei tale va fi mai fericit, deci mai eficient la noul job.
Revenind… reiau discutia si vin cu o solutie pe care am testa-o si pe care ti-o impartasesc cu mare drag.
Stiu ca si tu, ca si mine, avem nevoie de idei pentru integrarea rapida a noilor angajati. Nu doar atat. E important sa vezi daca acestia se potrivesc cu asteptarile tale, cu stilul tau de comunicare, cu viteza ta de lucru. De asemenea, e important sa observi daca vede aceleasi aspecte dintr-o situatie, sau poate vede mult mai multe oportunitati. Avand in vedere ca echipele sunt pline de oameni care vad doar riscurile, o minte de agest gen e un refresh numai bun pentru toata lumea.
Stiu ca iti doresti sa il simti/sa o simti aproape de tine ca interactiune, mai ales in perioada de inceput. Cu atat mai mult stiind ca 42% dintre Millennials vor sa primeasca feedback in fiecare saptamana. E un procent de doua ori mai mare fata de orice alta generatie.
Solutia se numeste: daily updates.
Am gasit-o in cautarile mele despre modalitati de interactiune scurte, dar eficiente, in perioadele de inductie a unei persoane noi in organizatie. In ce consta? Ai o discutie inca din prima zi, in care il rogi ca timp de 30 de zile, la finalul fiecarei zile, sa iti trimita un e-mail, caruia sa ii aloce cateva minute si care sa raspunda la urmatoarele 3 intrebari:
- Ce ai facut azi? Ce rezultate ai obtinut?
- Ce probleme ai intampinat? Ce provocari ai avut?
- Ce intrebari ai pentru mine?
Urmatoarea zi, iti aloci cateva minute pentru a raspunde acestor intrebari. Daca vrei, o poti face in scris, dar cel mai bine e sa ai cateva minute pentru o intalnire scurta, dar eficienta.
Ce urmaresti?
In primul rand este o foarte buna modalitate pentru noul tau coleg sau colega sa isi structureze ziua, focusat fiind pe ce rezultate obtine in fiecare zi. Nu vrei nici tu, si nici el sau ea, sa cadeti in capcana activitatii de dragul activitatii. Adica lucram, dar nu stim care trebuie sa fie rezultatul, e suficient ca lucram. Suntem mult prea experimentati sa mai cadem in capcana aceasta :).
A doua intrebare te ajuta sa vezi exact care sunt problemele pe care le identifica. Poti sa vezi un pattern de comportament. Dupa cateva e-mail-uri vei sesiza ce tipuri de probleme vede cu precadere si, mai ales, ce interpretare le da.
Vei fi uimit, poate, sa vezi ca vede probleme acolo unde altii vad oportunitati sau, dimpotriva, vei sesiza ca la finalul unei zile, ceea ce altii numesc probleme mari, pentru el sau ea sunt chestiuni care pot fi rezolvate rapid. 30 de zile te ajuta sa identifici acest pattern, doar urmarind e-mail-urile pe care ti le trimite.
Ultima intrebare este secretul pentru inductia angajatilor si te ajuta la o inductie rapida. Oferindu-i informatiile de care are nevoie, il ajuti sa isi construiasca un context din ce in ce mai structurat, in care sa simta deja ca stapaneste informatii, situatii… ii ofera treptat acel sentiment de control a ceea ce se intampla in jur, atat de drag noua tuturor. Intrebarile pentru tine iti dau rapid imaginea informatiilor de care are nevoie si directia in care se orienteaza cu actiunile sale. Actiuni orientate catre rezultat, sa nu uitam.
Dar daca noul candidat din companie nu trimite aceste email-uri?
Se poate intampla, e foarte adevarat. Acest lucru este un bun indicator pentru tine. Poate sa le scrie zilnic, la fiecare 3 zile, saptamanal sau deloc, si aici din nou este o informatie valoroasa. Inclusiv argumentele pe care ti le aduce pentru a nu scrie aceste email-uri, trebuie luate in considerare.
Si mai departe, you master the game … decizia e la tine! Ce faci mai departe? Cum continua intalnirile? Cum gestionezi situatia? Ce schimbari faci?
P.S. Share your ideas with us, impreuna contribuim la un mediu de business matur si predictibil!
Cu drag,
Claudia